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O que é GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) – Parte 1

O que é GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) – Parte 1
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Nesta série de posts, falaremos de forma resumida sobre alguns conceitos, benefícios e aplicações envolvidos na implantação do GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

O que é GED?

G.E.D., sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é o conjunto de técnicas e ferramentas tecnológicas empregadas no gerenciamento das informações não-estruturadas de uma organização, possibilitando relacioná-las aos processos de negócio. Atualmente, por tratar-se mais diretamente do termo Conteúdo do que Documentos, o termo inglês ECM (Enterprise Content Management ou Gerenciamento de Conteúdo Empresarial) tem sido amplamente utilizado.

Resumindo, o grande objetivo do GED/ECM é o de transformar o legado documental em informação relevante para os processos de negócios da empresa, a fim de que auxiliem estrategicamente na tomada de decisões, levando a decisões mais sensatas, baseadas em informações consistentes. Em tempos de Big Data (e nunca se falou tanto sobre o assunto), grandes massas de dados devem ser triadas e processadas de forma rápida e precisa, sob o risco de se tornarem rapidamente irrelevantes e obsoletas.

Como exemplos de informações não estruturadas estão todos os arquivos, físicos ou lógicos, (e agora, também SOCIAIS), gerados ao longo da atividade do negócio, como Notas Fiscais, microfilmes, faxes, pedidos, desenhos, projetos, plantas, mapas, recibos, faturas, atas de reunião, contratos, fichas de funcionários, emails, planilhas, arquivos de texto, bancos de dados, postagens e impressões em mídias sociais, como Facebook, Twitter, Google+, etc.

Segundo o Gartner Group, cerca de apenas 20% do capital intelectual de uma empresa encontra-se disponível de uma forma estruturada, ou seja, 80% dos dados estão espalhados em arquivos, pastas, gavetas, mapotecas, ou simplesmente guardada na “cabeça dos colaboradores”.

Identificada a importância estratégica da necessidade de conversão desta massa de dados, o GED deixou de ser encarado como tarefa do “Departamento de Arquivo”, para assumir-se como uma atividade multi departamental, a ser conduzida preferencialmente por uma Empresa de Consultoria especializada em Projetos de GED/ECM.

Criamos agora um cenário fictício, onde, por exemplo, se pretende implantar o GED em uma empresa a partir da digitalização dos documentos do Departamento Jurídico (Contratos, Faturas, Recibos, etc). Neste cenário, podem envolver-se :

  • Consultoria em GED (responsável por levantar os dados, especificar hardware, software, infraestrutura, serviços, compatibilidade com outras áreas e sistemas legados, analisar os resultados, etc.)
  • Departamento de  T.I. (responsável por implantar o hardware, software, infraestrutura)
  • Departamento Jurídico (principal beneficiário e ator da implantação)
  • Departamento de Compras (irá contratar o serviço e/ou cotar e adquirir os recursos especificados)
  • Departamento de RH (irá preparar e capacitar os colaboradores para as tarefas relacionadas ao processo de implantação, captura e tratamento dos dados)
  • Departamento de Planejamento (atuará junto ao Depto. Jurídico, fazendo a triagem dos dados relevantes dos não relevantes, reportando os resultados ao Departamento Jurídico e à Direção da Empresa)

Os principais objetivos de uma implantação de GED/ECM:

  • Maior Agilidade na obtenção das informações
  • Preservação dos dados e informações
  • Redução do espaço físico ocupado pelos documentos em papel
  • Compartilhamento de informações
  • Segurança no acesso aos dados
  • Maior Eficiência na gestão dos processos
  • Maior Controle das informações e processos
  • Rastreabilidade das informações

Estes objetivos impactam em ganho:

• Operacional (otimização do gerenciamento)
• Financeiro (economia de recursos, downsizing)
• Estratégico (informação atualizada, decisões acertadas, levam a vantagem competitiva)
• Ambiental (tecnologia “verde”, menos papel, mais dados)

Nos próximos posts, falaremos sobre algumas tecnologias que compõem o GED.
Por Rodrigo Ribeiro
CDIA+, CompTIA

Rodrigo Rossoni Ribeiro

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