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Como escolher o scanner ideal ?

Como escolher o scanner ideal ?
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Como escolher o scanner ideal para suas necessidades?

Como escolher o scanner ideal?  Existem no mercado muitas opções de marcas e modelos, com características e preços variados.

Diariamente, atendemos a dezenas de clientes com dúvidas sobre como escolher o scanner ideal, portanto, sugiro que acompanhem as dicas a seguir:

 

panasonic kvs2087Como escolher o scanner ideal para suas necessidades?

Pergunta inicial: o que se pretende resolver com a digitalização dos documentos?

Principais motivos de procura por um scanner:

  • Requisito Legal (obrigatoriedade legal da digitalização, como o Peticionamento Eletrônico) 
  • Operacional (redução do espaço físico, gerando economia e eficiência)
  • Financeiro (maior aproveitamento dos recursos, gerando maiores lucros e menores custos)
  • Estratégico (agilidade na busca das informações, permitindo alavancar negócios)

Caso o propósito seja montar uma empresa de digitalização de documentos para prestar serviços para outras empresas, pode-se optar pelos scanners de média ou alta produção, como este. Pode-se considerar também a locação de scanners, quando os projetos forem de curto prazo.

Caso sua empresa tenha um legado documental muito grande (centenas de milhares de documentos), considere contratar uma empresa de consultoria para orientar no projeto, pois estes costumam ser mais longos e complicados. Nossa Consultoria.

Principais características dos scanners:

1) Velocidade e ciclo diário:

A velocidade do scanner é dada em ppm (páginas por minuto), e ipm (imagens por minuto).
O ciclo diário do scanner é o número de folhas diárias que o scanner suporta, dada em páginas por dia.

De acordo com velocidade e ciclo diário, os scanners dividem-se basicamente em quatro categorias principais:

  • Departamental: scanners de 25 a 30 ppm, com ciclos diários de até 3.000 folhas (Ex.1 e Ex.2)
  • Baixa produção: scanners de 45 a 65 ppm, com ciclos diários de 4.000 a 5.000 folhas (Ex.1Ex.2)
  • Média Produção: modelos acima de 80ppm, com ciclos diários de 10.000 folhas ou mais (Ex.)
  • Alta Produção: modelos acima de 100 ppm, e 30.000 páginas por dia ou mais

2) Resolução optica

A resolução óptica (dada em dpi ou pontos por polegada) define a precisão com a qual o equipamento irá capturar as imagens. Logo, quanto maior a resolução, maior a nitidez da imagem obtida, porém, maior o tempo de varredura e maior o tamanho do arquivo (em KBytes).

Os scanners de documentos do mercado costumam ter resolução máxima de 600 dpi, porém, 200 ou 300 dpi de resolução são suficientes para atender à maioria dos projetos de digitalização de documentos.

3) Formato do documento (A4, Ofício, A3? ) e o tipo (encadernado, livro, folhas soltas, cartões, documentos espessos?)

Este item é muito importante, pois um scanner A3 pode custar até 10 vezes mais caro do que um scanner A4.

Lembre-se: o formato A3 é maior do que o A4. Um scanner A3 pode digitalizar um documento A4, mas o contrário não é verdadeiro.

4) Scanner Duplex – significa que digitaliza frente e verso em única passada

5) Formato de saída (arquivo tipo TIF, JPG, PDF, PDF/A, PDF pesquisável)

É importante definir o formato como as imagens serão salvas; atualmente, os scanners salvam as imagens nos formatos TIF, JPEG, PDF/A, sendo o padrão PDF pesquisável o mais procurado,  pois  permite a busca textual de um conteúdo dentro do texto das imagens.

6) Recursos de automação da captura

Os recursos embarcados no software de captura são muito importantes, pois agilizam a digitalização, evitando retrabalhos. Os recursos mais úteis são:

a) eliminação automática do verso em branco
b) processamento por OCR (reconhecimento óptico de caracteres) – conversão em texto
c) remoção dos furos de pastas (punch hole)
d) recursos de melhoria automática das imagens (ajuste dinâmico de contraste e brilho)
e) leitura de código de barras, permitindo utilizar o código para nomear o documento
f) possibilidade de exportação em lotes, com OCR por zona

Scanners como este modelo da Panasonic possuem em seu software Image Capture Plus todas estas funções agregadas, que permitem alta produtividade, desempenho e qualidade.

Pré-requisitos fundamentais a se ter em mente ao fazer a digitalização de documentos

Manutenção periódica do scanner

Em virtude do scanner processar papéis, os resíduos como fuligem, poeira, toner e outros acabam se depositando no interior do scanner; portanto, periodicamente recomenda-se uma limpeza preventiva básica, a ser realizada pelo usuário, com um pano levemente umedecido com álcool isopropílico, aplicado sobre as lentes, roletes de borracha, pads de separação, e carenagens. Aqui temos um vídeo com um exemplo de manutenção básica.

Atenção: Nunca tente desmontar o equipamento!!! A manutenção avançada deverá sempre ser realizada por um técnico especializado.

A Fast Scan presta os serviços de manutenção preventiva e corretiva em scanners, confira aqui.

Preparação dos documentos – etapa importante na digitalização de documentos

Outro fator que faz toda a diferença na digitalização dos documentos, e que prolonga a vida útil do seu equipamento é a preparação prévia dos documentos, antes de inserí-los no scanner. Na etapa de preparação, os documentos devem ser arejados, separados manualmente, devem ser removidos itens que possam danificar o scanner, como grampos, clipes, post-its, sujeiras, devendo ser reparadas as folhas danificadas, rasgadas, evitando que materiais se desprendam da folha e fiquem alojados no interior do equipamento.

Espero que o post “Como escolher o scanner ideal” tenha sido útil a você. Caso deseje, é possível compartilhá-lo na sua Rede Social favorita. Quaisquer dúvidas, críticas ou sugestões, por favor, entre em contato aqui.

Eng. Rodrigo Rossoni Ribeiro, CDIA+
Rodrigo Rossoni Ribeiro

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